DEL INGRESO DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 5. Transferencias.

1. Las oficinas municipales remitirán al Archivo los expedientes y documentos cuya traitación esté finalizada.
2. Los documentos irán acompañados de hojas de remisión de fondos, según modelo normalizado, debidamente cumplimentadas, en los términos que establece el artículo 179 del Reglamento de Organización y Funcionamiento. Siendo imprescindible describir en hojas de remisión diferenciadas cada una de las series documentales objeto de transferencia.
3. La oficina generadora de los documentos deberá indicar en la hoja de remisión de fondos el año o años de los mismos, su número de orden en el archivo de oficina y una descripción somera, siguiendo los criterios descriptivos establecidos por el Archivo Municipal.
4. En el Archivo Municipal se cotejarán las hojas de remisión con los documentos a los que hacen referencia, cumplimentándose los espacios destinados a la signatura del Archivo y al período de conservación.
5. Las hojas de remisión se realizarán por duplicado y deberán ser firmadas por el responsable de la unidad administrativa y por el archivero/a municipal, este último una vez finalizada la tarea de cotejo con los documentos.
6. Los envíos se efectuarán con la periodicidad y la cronología que establezca el Archivo, en coordinación con los diferentes jefes de área o servicio.
7. Los expedientes se enviarán en perfecto estado, ordenados y foliados, eliminando previamente duplicados y fotocopias inútiles, y tendrán una relación de contenido en la que se enumere y describa cada uno de los documentos que forman el trámite.
8. La documentación administrativa desordenada, incompleta, deteriorada o que no cumpla las características mínimas de lo que debe ser un expediente, no será admitida en el Archivo Municipal.
9. Los expedientes, libros oficiales y otros documentos que se transfieran al Archivo Municipal deberán ser los originales, a menos que la pérdida de los mismos obligue a enviar al Archivo copias.
10. El Archivo Municipal podrá devolver los envíos de documentos que no cumplan todos los requisitos anteriormente señalados a las oficinas de origen.

Artículo 6. Ingresos extraordinarios.

Los ingresos extraordinarios de documentos en el Archivo Municipal, ya sea por donación, compra o legado, requerirán acuerdo formal del Pleno de la Corporación. Los documentos se deben acompañar de un inventario que, previa comprobación, será rubricado por el Archivero/a municipal y por el Secretario/a del Ayuntamiento.