Curso de Access 97

 

¿Qué es una base datos?

    Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc.   Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.

    En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc una base de datos sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc. ¿Y poqué de esta forma? Porque así vemos de dónde sale cada cosa. Así aprendemos a modificar un campo, un formulario, etc a nuestro gusto.

Iniciar Access 97

    Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos preguna si queremos:

    Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará.

La primera base de datos

    Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera toma de contacto nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

   Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior:

Objetos de la Base de Datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic

 

    Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:

    Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos).

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona

Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Base de datos: conjunto de registros total.

    Observa la siguiente ilustración:

Este sería el primer registro de una base de datos compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1, teléfono y provincia)

El número total de registros podemos verlo en la parte inferior (1 de 9)

 

   Para crear una tabla sigue estos pasos:

Aparece una ventana con varias opciones:

Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos

Vista diseño: para definir los campos y sus características

Asitente para tablas: un programa nos guia automáticamente en la creación de los campos de la tabla

Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

 

·         Escoge la opción Vista diseño

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí podemos definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

 

·         Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Click del ratón.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre) servirá para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o números. Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numérico, nos aseguramos que posteriormente sólo podremos introducir números en dicho campo. Las características de cada campo son las siguientes:

 

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numérico: para introducir números

Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

 

·         Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)

Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de características. De momento no te preocupes por ello. Más adelante veremos cómo modificarlo. Bien, ahora vamos a guardar la tabla.

Antes de guardar la tabla vamos a ver qué es un campo clave.

Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningun registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.

·         Para guardar la tabla, puedes cerrar la ventana directamente o bien escoger la opción Archivo - Guardar. Sea como sea, te pedirá un nombre para la tabla. Colócale como nombre: Alumnos y acepta.

Introducir datos

La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

·         Pulsa Click en el botón derecho Abrir

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulación o un click en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumérico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.

Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos métodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a Archivo - Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón Abrir para añadir más registros o modificar los ya existentes.

Objetivo de una Base de Datos

   Antes de comenzar a crear una base de datos algo más compleja que la de nuestro primer ejemplo, convendría establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente pirmero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:

    A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que formarán nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.

Caso práctico

    La BD que construiremos a continuación tratará de gestionar una ficticia empresa, "EL ABETO" dedicada al alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en Rubí y Terrassa que abarcarán propiedades de la provincia de Barcelona. Utilizando el ejemplo anterior, ¿qué necesitaremos para construir la DB?

Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc...)

Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, dirección, número de aseos, etc)

   

   Supongamos que hemos hecho un estudio de la situación y decidimos incluir los siguientes campos en la BD:

Código de la propiedad (Número que identificará a la propiedad alquilada)

Nombre, apellidos, DNI,  y dirección

Fecha de alquiler del contrato

Fecha de expiración del contrato

Alquiler mensual que paga el cliente

Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)

¿Tiene garaje?

Número de aseso, habitaciones, dirección de la propiedad, ciudad, provincia y Código postal

Superficie en m/2

Extras (observaciones, extras instalados, situación privilegiada, etc...)

 

    Evidentemente, en una BD siempre nos olvidaremos algún campo, o tendremos que modificar las características de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo. Bien, en concreto hemos calculado que necesitamos 20 campos para nuestra base de datos. SI hiciésemos una sola tabla incluyendo todos los campos, podríamos gestionar perfectamente pero sería una barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces necesitaríamos modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad, y los del cliente no nos servirían para nada. Por ello, crearemos dos tablas; una controlará los datos del cliente y otra los lde la propiedad.

 

Práctica

    Crea una BD nueva desde la opción Archivo - Nueva base de datos y colócale como nombre: ABETO

    Pulsa en el botón Nuevo y escoge la opción Vista diseño

    A continuación crea los siguientes campos:

 

 

    Observa que hemos colocado como campo clave el campo Código propiedad. De esta forma nos aseguramos que no repetimos dos veces un mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará.

Fíjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial:

 

 

    Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las características de cada campo. Sus opciones son:

 

Tamaño del campo: define el tamaño máximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255

Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (P.Ejemplo monetario, fecha, etc....)

Máscara de entrada: access coloca una serie de signos automáticamente para facilitarnos la introducción de los datos. P.Ejmplo, podemos introducir una fecha tecleando sólo los números del dia, mes y año, y access nos colocará automáticamente las barras de separación. 12/abr/98

Título: se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formularios

Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo.

Regla de validación: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos según unos criterios. P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numéricos inferiores a una cantidad, etc....

Texto de validación: cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde aquí podemos definir qué texto aparecerá.

Requerido: si esta opción está en Sí, el usuario está obligado a introducir datos.

Permitir logitud cero: si esta opción está en Sí, se permite la introducción de cadenas de longitud cero.

Indexado: los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.

 

    A continuación, coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombre y Apellido

    En el campo Alquiler mensual, cambia las propiedades siguientes:

                Formato: Moneda

                Regla de validación: <150000

                Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000

    Selecciona el campo Fecha de contrato y siitúa el cursor en la casilla Máscara de entrada. Aparecerá un botón en la parte derecha: Deberás pulsarlo. Access te dirá si quieres guardar la tabla. Responde afirmativamente y colócale como nombre: Clientes. A continuación te aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras. Escoge la opción Fecha corta y pulsa en el botón Terminar. En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara.

    Haz exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiración

   Cierra la ventana de Diseño de tabla. Guarda los cambios.

 

    Seguidamente crea una nueva tabla. La llamarás PROPIEDADES y tendrá las siguientes características:

 

CAMPO

TIPO

TAMAÑO

OTROS

Código propiedad

Texto

3

Campo clave

Garaje

Sí/No

 

 

Tipo de propiedad

Texto

15

 

Superficie en m/2

Numérico

Entero

 

Dirección

Texto

40

 

Población

Texto

20

 

Provincia

Texto

15

 

Código Postal

Texto

5

 

Habitaciones

Numérico

Entero

 

Aseos

Numérico

Entero

 

Extras

Memo

 

 

En la anterior hemos preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Hemos definido en común un campo: Código de propiedad. ¿Porqué? Necesitamos un campo en común para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades que sean, cada una con su código único que las identificará. Pero también necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en común. De esta forma, podemos introducir datos en la tabla CLIENTES pero asegurándonos que existen en la tabla PROPIEDADES. Así no habrla lugar a equivocaciones. Lo que vamos a hacer es una relación.

RELACIONES

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:

Relación de uno a uno:

 

    En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI:

    Relación de varios a varios:

    Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:

    Relación de varios a varios:

    Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadore, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:

Práctica:

·         Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botón Relaciones o bien accede desde Herramientas - Relaciones.

     Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relación.

 

·         Arrastra el campo Cödigo de propiedad desde una tabla hasta otra:

   

       Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas características de la relación.Observa en la parte inferior que Access nos coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos serán únicos. Otras opciones de esta ventana son:

 

Exigir integridad referencial

 

   Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones más:

 

·        Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, éste también será modificado en la tabla relacionada.

        Desde el botón Tipo de combinación podemos acceder a más características de la relación.

 

·         Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botón Crear.

    Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas.

 

·         Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relación.

   Ya están a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.

 

    Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lápiz en la parte izquierda de la fila. En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejará terminar el proceso. Cuando terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos cancelar la introducción de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape. Ahora podrías introducir datos de ejemplo, pero para ahorrarte trabajo, pulsa aquí (40 kb)y bájate el ejemplo completo hasta el momento. Cuando lo tengas grabado, ábrelo y observa los datos que hemos introducido.

 

INTRODUCIR DATOS

   Si te bajaste el ejemplo de la anterior lección, verás que con el botón Abrir ya hay datos introducidos. Con esto ahorraremos tiempo. Recuerda que había una relación entre las dos tablas de Uno a Uno, desde la tabla CLIENTES a la tabla PROPIEDADES. Esto significa que primero tendremos que dar de alta algún cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla PROPIEDADES. La relación que hemos establecido nos evita la introducción de errores en la tabla PROPIEDADES, ya que, para introducir una propiedad, previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en la tabla CLIENTES.

AÑADIR REGISTROS

   Para añadir nuevos registros podemos:

    - Acceder a la opción del menú Insertar - Nuevo registro

    - Pulsar un click directamente bajo el último registro:

 

 

   Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el símbolo se convertirá en un lápiz. Al finalizar la introducción de los datos del registro en el último campo, si pulsamos Intro, introduciríamos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introducción de los datos, pulsaremos la tecl Escape y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el triángulo negro.

 

MODIFICAR REGISTROS

 

   Para modificar los datos de un registro, únicamente pulsaremos un click en el interior del campo que queramos modificar.

 

MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA

 

   Para modificar la anchura de una columna y así poder visualizar el contenido del campo, podemos situar el ratón en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. También podemos pulsar un click en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionará.

   Una vez seleccionada, podemos acceder al menú Formato - Ancho de columna - Ajuste perfecto y Access ajustará el ancho automáticamente al contenido de la columna.

BORRAR UN REGISTRO

   Si lo que deseamos es borrar un registro, pulsaremos un click en el número de la fila del registro que queramos borrar. Una vez seleccionado, accederemos al menú Edición - Eliminar registro y Access, tras perdirnos confirmación, borrará el registro de la tabla.

BUSCAR DATOS EN LA TABLA

   Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. Existe un botón en la barra de herramientas, o bien podemos acceder al menú Edición  - Buscar. Nos aparecerá la típica ventanita para buscar una frase. Podemos decirle a Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.

ORDENAR LOS DATOS DE LA TABLA

   Esta opción es muy útil, ya que a veces nos interesará un listado por ejemplo, de la tabla CLIENTES ordenada por fecha de expiración del contrato, o un listado de la tabla PROPIEDADES ordenada por Tipos de Propiedad, etc. Simplemente tenemos que situar el cursos dentro de un campo por el que queramos ordenar la tabla. Seguidamente podemos pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente, según queramos ordenar. También podemos acceder desde el menú Registros - Ordenar. Access ordenará la tabla por ese campo. Ordenar la tabla por un campo en concreto no significa que Access cambie la posición de los campos de la tabla. De hecho, si después de ordenar intentamos cerrar la tabla, Access nos avisará si queresmo guardar los cambios, es decir, si queremos que la tabla se guarde con el nuevo orden.

HACER UNA COPIA DE UNA TABLA

   Es muy importante crearse copias de todo lo que consideremos importante. Es pues, necesario, crearse una copia de alguna tabla dentro de la propia base de datos. Ten en cuenta que en Access, hay opciones un poco... digamos... delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si tienes una copia, NO PROBLEM. Si no tenías copia, lo más seguro es que comienzes a acordarte del tio segundo de Billy Puertas o quien sabe.

    Para hacerte una copia de una tabla, debes tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal:

    - Selecciona la tabla

    - Pulsa el botón Copiar de la barra de herramientas, o bien Edición - Copiar

    - Pulsa el botón Pegar de la barra de herramientas, o bien Edición - Pegar

    - Cuando Access te pida un nuevo nombre, escribe el que creas oportuno.

 

CONSULTAS

   En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto. Para ello están las consultas. Las consultas con preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta. Las consultas pueden ser de varios tipos

·         Consulta de selección: es la más utilizada. Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.

·         Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas

·         Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar registros, añadir o modificar registros, etc.

·         Consultas de unión: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas

   Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: sólo algunos.

- Con la Base de Datos ABETO.MDB abierta, pulsa click en la pestaña de Consultas:

- Pulsa click en el botón Nuevo. Te aparecerá una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar.

- Escoge la opción Vista Diseño y acepta

 

Seguidamente aparece una pequeña ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta.

 

- Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar

- Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES

- Pulsa el botón Cerrar

 

Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseño de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qué campos queremos incluir en la consulta, así como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc). Supongamos que queremos realizar una consulta sólo de los campos Código de propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrícula inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:

 

- Pulsa doble click en el campo Código de propiedad de la tabla CLIENTES

 

El campo ha de aparecer en la parte inferior.

 

- "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior.

- Ahora carga utilizando el método que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.

 

Perfecto. Ahora vamos a ver el resultado:

 

- Pulsa click en el botón Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo.

 

En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podríamos ahora volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a hacer es guardar la consulta.

 

- Cierra la ventana de la consulta. Access te pedirá si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como nombre: Consulta sencilla.

 

Si quisiéramos modificar la consulta, deberíamos pulsar el botón Diseño. Si quisiéramos ejecutarla para ver su contenido, pulsaremos el botón Abrir.

 

CONSULTAS CON CRITERIOS

   La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cómo crear una consulta que nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan más de 85.000 pts de alquiler mensual.

- Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Código de propiedad, Nombre y Alquiler mensual

- En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >85000

 

 

- Visualiza el resultado de la consulta con el botón Vista

 

Observa que aparecen los tres campos de los clientes que pagan más de 85.000 pts al mes

 

- Vuelve al modo Diseño desde el mismo botón

- Agrega el campo Oficina vendedora y añade el siguiente criterios:

 

 

- Visualiza el resultado

 

En este último caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir. Sólo veremos los campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que pagen más de 85.000 pts y cuya oficina vendedora esté en la ciudad de Terrassa.

 

- Guarda la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Más de 85000

 

EXPRESIONES

   En las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Vamos a ver qué tipo de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios:

Expresiones de fecha

    Podemos utilizar operadores de comparación típicos de programas informáticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestión de fechas, podemos utilizar esos mismo operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha se menor al 12 de Junio del 97. Podemos hacerlo de las siguientes formas:

 

<12 Junio 1997

<#12/06/97#

<12 Jun 97

<12-Jun-97

<12/06/97

 

Expresiones de números, moneda y contador

 

    Cuando utilizemos campos de este tipo, tan sólo tendremos que escribir los daots y si contienen decimales, el separador de decimales.

 

Expresiones de texto

 

    En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando mayúsculas o minúsculas indistintamente.

 

Expresiones lógicas tipo Sí/No

 

    Para valores tipo Sí podemos escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios:

 

    "Sí"

    "Verdadero"

    "Activado"

    "-1"

 

    Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones:

 

"No"

"Falso"

"Desactivado"

"0"

 

Caracteres comodín

 

    Como en MS-DOS o la mayoría de programas de Windows, podemos incluir los dos caracteres comodín (el asterisco * y el interrogante ?) para crear una expresión. El interrogante puede sustituir un solo caracter en la posición que esté. El asterisco podrá sustituir a más de un caracter en la posición en que se encuentre. Por ejemplo:

 

M??     buscará los datos que comienzen por M y luego tengan dos letras más

?a?a    buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a

*/12/97 buscará los datos de cualquier dia del mes de diciembre del 97

An*      buscará los datos de lo que comienze por la palabra An

CAMPOS CALCULADOS

   En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Podemos crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operación entre dos o más campos. Lo que vamos a hacer a continuación es lo siguiente:

    Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Es evidente que sería una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operación matemática:

- Abre la Base de Datos Abeto.MDB y sitúate en la pestaña de las Consultas

- Crea una nueva Consulta en modo Vista Diseño

- Carga la tabla Clientes

- Carga los campos Código de Propiedad y Alquiler mensual

- En la barra de herramientas superior hay un botón llamado Tipo de consulta. Ábrelo y escoge el tipo Actualización

- Sitúa el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:

 

 

- Cierra la consulta. Guardala con el nombre Aumento de precio en 500pts

 

Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualización. Lo que significa que cuando la ejecutemos, cambiará los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podría traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el número 500. No vendría mal hacerse una copia de la tabla Clientes por si acaso.

 

- Selecciona la consulta y pulsa en el botón Abrir. Access nos avisará de que se van a modificar datos de una tabla. Acepta el mensaje que aparece.

- Access vuelve a pedir confirmación con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar.

- Ve a la pestaña Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer con un incremento de 500 pts.

 

 

CREAR UNA TABLA NUEVA CON CAMPOS DE OTRAS TABLAS

 

    A continuación vamos a ver cómo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con sólo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). Evidentemente sería una "pasada" crearla nueva e introducir los datos uno por uno. Por ello, vamos a tomar campos de las dos tablas y construir una nueva.

 

- Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas.

- Añade de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual

- Añade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Dirección, Población y Provincia

- En la barra de herramientas superior hay un botón llamado Tipo de consulta. Ábrelo y escoge el tipo Consulta de creación de tabla.

- Access te pedirá un nombre para la nueva tabla que se creará más tarde. Colócale el nombre: Clientes y Propiedad y acepta.

- Cierra la consulta. Grábala con el nombre: Consulta de creación de tabla

- Observa que aparece otro tipo de icono.

- Selecciona la consulta recién creada y ábrela. Access te avisa que se creará una nueva tabla. Acepta.

- Ve a la pestaña de Tablas y observa que la nueva tabla se ha creado.

 

FORMULARIOS I

   Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de poder:

- Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo

- Calcular campos

- Crear y utilizar gráficos

- Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.

    Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a nuestra medida. Para ver cómo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaña Formularios. y pulsar el botón Nuevo. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se creará. En esta primera lección dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un assitente que nos irá guiando en su creación.

 

- Con nuestra base de datos abierta (Abeto.MDB) accede a Formularios - Nuevo y escoge la tabla Clientes y la opción Asistente para formularios

 

 

- Acepta la ventana.

    En esos momentos, se ejecutará un asistente de Access que nos irá guiando paso a paso en la creación del formulario. En el primer paso, Access nos pide qué campos queremos incluir en el formulario. En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte dereche otra con los campos que se incluirán en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirán para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.

Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha

Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha

Borra el campo seleccionado de la ventana derecha

Borra todos los campos de la ventana derecha

 

- Carga todos los campos y pulsa el botón Siguiente.

 

   En el siguiente paso, Access nos pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los campos a través del mismo. Si pulsas un click en las diversas opciones, verás una simulación en la ventana de la izquierda de cómo quedará.

 

- Acepta el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente

 

   Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo Mundo

 

- Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente

 

- Acepta el último paso (nombre del formulario) con el botón Termimar, y el formulario ya estará creado.

 

   La utilización del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha   independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:

 

   Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrás, hacia adelante, al último registro y añadir un nuevo registro.

 

    Desde el formualrio podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, añadir nuevos registros, y todos los cambios que realizemos en el formulario, se realziarán en la tabla relacionada, así como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarán si abrimos el formulario.

 

Podemos cerrar el formualrio, buscar un dato (Edición - Buscar), borrar un registro completo (Edición - Eliminar registro), etc. Si tenemos el formulario cerrado, para utilizarlo sólo debemos pulsar el botón Abrir. De igual forma, con el botón Diseñar accedemos al diseño del formulario, que es una pantalla especial donde podemos cambiar las posición de los campos, características, añadir campos calculados, títulos, colores, etc, pero eso ya es otra lección. De momento, puedes probar a crear varios formularios escogiendo distintas opciones del primer cuadro del asistente (tabular, columnas u hoja de datos).

FORMULARIOS II

   En la lección anterior vimos cómo crear con el asistente de Access  un formulario automático. En esta lección vamos a ver cómo se puede personalizar un formulario. C